Sognate di organizzare il vostro evento all’aperto? Ottima idea!
Siete nel posto giusto. Mi chiamo Johan D e da oltre 20 anni aiuto le persone a creare momenti indimenticabili sotto il sole (o a volte le stelle). Matrimoni, lanci di prodotti, posa della prima pietra… ho visto di tutto! Ma la mia passione? Gli eventi all’aperto.
Oggi parliamo di come scegliere la location perfetta per il vostro evento all’aperto. Perché, siamo onesti, una bella cornice può fare la differenza. E credetemi, è meglio scegliere bene fin dall’inizio per evitare spiacevoli sorprese.
Credito Foto: 10×15 Riviera
Per un matrimonio all’aperto, la scelta della location è fondamentale. Immaginatevi in una magnifica villa toscana circondata da vigneti e uliveti, o in un palazzo veneziano che costeggia un romantico lago. I vostri ospiti potranno passeggiare e godersi gli incantevoli dintorni. Un’atmosfera del genere invita a un ricevimento indimenticabile, dove ogni dettaglio è importante.
Prima di prenotare la vostra location preferita, ci sono alcuni dettagli da non trascurare. Dal clima alla logistica e all’accessibilità, ogni elemento conta per rendere il vostro evento all’aperto un vero successo. Ecco una guida passo passo per evitare errori!
Your content goes here. Edit or remove this text inline or in the module Content settings. You can also style every aspect of this content in the module Design settings and even apply custom CSS to this text in the module Advanced settings.
1. Accesso e logistica: non lasciate nulla al caso!
Organizzare un evento all’aperto è magico… ma non senza alcune precauzioni. Cominciamo dalle basi: l’accesso alla sede e la logistica. Ecco gli aspetti da non trascurare:
Parcheggio e spazio
Prima di progettare il vostro magnifico ricevimento, verificate che il luogo possa ospitare comodamente tutti i vostri ospiti. Prevedete circa 1-1,5 m² a persona per una configurazione seduta e 0,5-1 m² per una configurazione in piedi. Non dimenticate il parcheggio! Se i vostri ospiti devono parcheggiare l’auto a 2 km di distanza, rischiano di iniziare la festa con il piede sbagliato.
Credito Foto: Jumei Tent
Luoghi pubblici: controllate i permessi
Se optate per un luogo pubblico, assicuratevi di ottenere tutte le autorizzazioni necessarie dal municipio o dalle autorità locali. In Italia, alcune regioni impongono restrizioni particolari, soprattutto nelle aree classificate come patrimonio storico o naturale.
Alloggio nelle vicinanze
Verificate anche che i vostri ospiti possano dormire in loco o nelle vicinanze. Non c’è niente di peggio di una grande festa rovinata da un lungo viaggio in auto a fine serata. In Toscana, sulla Costiera Amalfitana o sulle Dolomiti, molte tenute offrono camere per ospitare i vostri ospiti in un ambiente incantevole.
Se la vostra location ideale non dispone di camere sufficienti, un’ottima idea è quella di ospitare i vostri ospiti in una tenda (qui il nostro articolo sull’argomento).
Scegliere il periodo giusto
L’Italia ha un clima mediterraneo, ma attenzione al caldo estivo! Un evento tra aprile e giugno o tra settembre e ottobre può essere l’ideale per evitare la canicola e godere comunque di un clima piacevole. Anche un evento in bassa o media stagione può essere un’ottima idea. Non solo si risparmia sul costo del noleggio, ma questi risparmi possono essere reinvestiti nel noleggio di tende o riscaldatori, soprattutto se il tempo è incostante.
Piano A : preparate tutto fin dall’inizio
Dimenticate il “piano B” in caso di pioggia. Per gli eventi all’aperto, il piano A dovrebbe includere tende e tendoni fin dall’inizio. Alcune aziende in Italia, soprattutto in Lombardia e Veneto, offrono strutture eleganti adatte a ville e tenute storiche, e alcune aziende offrono sconti se alla fine la tenda non viene utilizzata, ma attenzione: queste offerte sono rare e la decisione spesso deve essere presa 10 giorni prima dell’evento. E siamo realisti: a 10 giorni, chi può prevedere con certezza il tempo?
Credito Foto: Stunning Tents
Da organizzatore esperto, non capisco nemmeno perché alcune società di noleggio offrano questo tipo di accordi. Spesso la gestione è caotica per loro e stressante per voi
2. Acqua ed elettricità: il carburante per il vostro evento!
Una sede senza acqua o elettricità? È un po’ come una festa senza musica… semplicemente impossibile! Quindi, prima di decidere la vostra area di ricevimento, assicuratevi di controllare questi punti essenziali.
Vicinanza alle prese d’acqua e di elettricità
L’ideale sarebbe scegliere un luogo vicino a un punto d’acqua e a una fonte affidabile di elettricità. In questo modo sarà molto più facile allestire l’infrastruttura. E se state progettando un incantevole spettacolo di luci o un impianto audio da festival con bassi in stile Bob Sinclar, assicuratevi che l’alimentazione sia adeguata! Non c’è niente di peggio di un’interruzione di corrente nel bel mezzo di un set.
Generatori: la soluzione pratica
Non preoccupatevi se il sito è un po’ “fuori rete”. Il noleggio di generatori è un’opzione comune e conveniente. Tutto ciò che dovete fare è assicurarvi che il sito sia accessibile… a meno che non abbiate intenzione di consegnare tutto in elicottero (non necessariamente consigliabile per il budget, ma chi lo sa?).
Opzioni ecologiche: perché non scegliere l’energia solare?
Se volete un evento più rispettoso dell’ambiente, ci sono le opzioni a batteria solare. Certo, non è ancora la norma, ma è un’idea innovativa che può aggiungere un tocco verde al vostro ricevimento.
Credito Foto: Technobio
L’acqua: un must!
Infine, per quanto riguarda l’acqua, dovete sapere che è possibile noleggiare delle cisterne. Questo servizio è un po’ più raro, ma essenziale se siete lontani da una fonte d’acqua. Che sia per i servizi igienici, per la cucina o per mantenere gli ospiti idratati (champagne o acqua, dipende da voi), non trascurate mai questo aspetto logistico!
Credito Foto: Event Water Supplies
3. Servizi igienici: Pensate al comfort, pensate all’eco-responsabilità!
Parliamo di un argomento che forse non vi farà sognare, ma che è fondamentale: i servizi igienici. E no, non ho una passione nascosta per i servizi igienici, ma credetemi, questo è un settore in cui potete facilmente fare la differenza e, perché no, optare per una soluzione più eco-responsabile!
Servizi igienici a secco: un’opzione ecologica a cui vale la pena pensare
Lo so, lo so… il 90% delle persone con cui parlo di bagni a secco sono inizialmente riluttanti. Ma lasciatemi dire che è una soluzione che sta diventando sempre più popolare negli eventi all’aperto. Non solo è ecologica, ma può anche aggiungere un tocco innovativo e coinvolgente al vostro ricevimento. Quindi perché non prendere in considerazione questa opzione?
Credito Foto: Tcheen
Toilette convenzionali: per gli scettici
Se l’idea di una toilette a secco non vi piace ancora, niente panico! Potete sempre optare per questi famosi rimorchi per toilette, disponibili in versioni più o meno lussuose. Offrono comfort e praticità ai vostri ospiti e si integrano facilmente nell’atmosfera del vostro evento.
Servizi igienici per i fornitori: non dimenticateli!
Se il vostro evento richiederà diversi giorni di allestimento o di montaggio, non dimenticate di installare dei servizi igienici per i fornitori di servizi che lavoreranno sul posto. È un piccolo dettaglio che fa la differenza in termini di comfort per coloro che partecipano a rendere perfetto il vostro evento!
4. Il catering: assicuratevi che abbia tutto il necessario per soddisfare i vostri ospiti!
Il vostro catering è una delle chiavi del successo del vostro evento. Perché, siamo onesti, un buon pasto è spesso il miglior ricordo di una grande giornata. Ma prima di lasciarvi tentare dal suo delizioso menu, assicuratevi che ci siano tutte le condizioni perché possa svolgere il suo lavoro senza intoppi.
Pagode e spazio di lavoro
La maggior parte dei catering richiede uno spazio dedicato, spesso sotto forma di pagode, per preparare e conservare il cibo. Sembra elementare, ma assicuratevi di discuterne con largo anticipo! Alcuni catering richiedono anche un pavimento piano, il che può comportare costi aggiuntivi, soprattutto se non avete previsto questa necessità. Ricordate di controllare questi dettagli per evitare sorprese dell’ultimo minuto.
Illuminazione dell’area catering
Avete pianificato un’illuminazione superba per i vostri ospiti? Ottimo! Ma non dimenticate che anche il vostro catering ha bisogno di una buona visibilità per lavorare. Predisponete un’illuminazione adeguata nell’area in cui officerà, soprattutto se l’evento si protrae fino a sera.
5. Il pavimento: non lasciate che i vostri ospiti traballino!
Ah, il pavimento! Troppo spesso trascurato, ma essenziale per il comfort dei vostri ospiti. Avete bisogno di un pavimento? Il terreno è abbastanza piatto? Non preoccupatevi, ecco alcuni consigli per aiutarvi a fare la scelta giusta.
Il consiglio per la sedia: verificare la pendenza
Una leggera pendenza è gestibile, ma come si fa a sapere se è troppo ripida? Semplice: portate con voi una sedia quando visitate il sito! Sedetevi in diverse direzioni. Se vi sentite a vostro agio nel mangiare senza avere la sensazione di scivolare… allora è perfetto! In caso contrario, dovreste prendere in considerazione un pavimento piano.
Pavimenti su misura: la soluzione per i terreni irregolari
Se la pendenza è eccessiva, un pavimento su basamenti metallici può compensare dislivelli fino a 50 cm. Si tratta di una soluzione comune ed efficace per garantire una perfetta stabilità, anche su terreni irregolari. Un must se si vuole evitare che gli ospiti si “pieghino” durante il pasto.
Credito Foto : Structura
Tacchi a spillo e prato: il trucco britannico
Non avete un pavimento, ma temete che i vostri ospiti con i tacchi a spillo sprofondino nel prato? Niente panico, c’è un’alternativa pratica ed elegante: rotoli di stuoie larghe 2 metri. Molto popolari nel Regno Unito, queste stuoie iniziano a essere disponibili presso i noleggiatori di tende in Italia. Ideali per creare percorsi o coprire aree, evitano incidenti con i tacchi nell’erba. Aggiungete una pista da ballo in legno e avrete una pista pronta per far ballare i vostri ospiti tutta la notte!
Credito Foto : Kata Mat
In breve, ogni dettaglio conta per trasformare il vostro evento all’aperto in un’esperienza indimenticabile. Che si tratti della scelta del luogo, della logistica o di soluzioni innovative come i servizi igienici eco-responsabili, una buona preparazione è essenziale. L’outdoor offre infinite possibilità, ma richiede anche un’attenzione particolare per evitare gli imprevisti.
In Italia, in particolare, il giardino può diventare la cornice ideale per una cerimonia romantica. Un sentiero di fiori che conduce all’altare o al palco può aggiungere un tocco magico al vostro matrimonio. Inoltre, una tenuta con una varietà di spazi all’aperto permette di organizzare diverse attività durante la giornata, da un cocktail all’aperto a un ballo sotto le stelle.
Non esitate a contattarmi per una consulenza personalizzata e per beneficiare della mia esperienza. Insieme, possiamo trasformare la vostra visione in una straordinaria realtà sotto il sole… o le stelle!
Johan D
Johan D
Appassionata dell’arte di intrattenere e dell’atmosfera dei ricevimenti. Condivido con voi, con un pizzico di umorismo e un occhio attento, consigli e trucchi pratici per valorizzare le vostre celebrazioni senza passi falsi.
Informazioni
I nostri partner
Johan D
Appassionata dell’arte di intrattenere e dell’atmosfera dei ricevimenti. Condivido con voi, con un pizzico di umorismo e un occhio attento, consigli e trucchi pratici per valorizzare le vostre celebrazioni senza passi falsi.